Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing-System) ist eine vertrauliche Kommunikationsplattform zur Meldung von Verstößen gegen Gesetze, interne Richtlinien oder ethische Standards innerhalb einer Organisation durch Beschäftigte oder externe Dritte unter Wahrung der Anonymität und des Identitätsschutzes.
Neben der rechtlichen Absicherung trägt es wesentlich zu einer offenen, transparenten und vertrauensvollen Compliance-Kultur bei.
Hinweisgeber können Auffälligkeiten melden, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen – ein entscheidender Faktor für die tatsächliche Nutzung des Systems.
Wer benötigt eine Hinweisgebersoftware?
Eine Hinweisgebersystem-Software ist eine digitale Infrastruktur zur rechtssicheren Implementierung interner Meldestellen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), die durch Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen die Vertraulichkeit und den Datenschutz für Whistleblower sowie Organisationen garantiert.
Verpflichtete Organisationen nach Mitarbeiterzahl
Unternehmen ab einer bestimmten Größe unterliegen gemäß HinSchG gestaffelten Umsetzungsfristen:
250 oder mehr Beschäftigte > Verpflichtung zur Umsetzung seit 2. Juli 2023
50 bis 249 Beschäftigte > Verpflichtung zur Umsetzung seit 17. Dezember 2023
Branchenspezifische Pflicht (Unabhängig von der Größe)
Bestimmte Sektoren, insbesondere der Finanzsektor, müssen zwingend ein System vorhalten. Dies betrifft:
- Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute
- Wertpapierdienstleistungsunternehmen
- Versicherungsunternehmen
- Kapitalverwaltungsgesellschaften
- Börsenträger
Öffentlicher Sektor und Kommunen
Die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle erstreckt sich auf staatliche und kommunale Strukturen:
1. Öffentliche Beschäftigungsgeber: Bundes- und Landesbehörden sowie Kommunen (üblicherweise ab 10.000 Einwohnern, abhängig vom jeweiligen Landesrecht).
2. Kommunale Unternehmen: Eigenbetriebe wie Stadtwerke oder Verkehrsbetriebe, sofern diese mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen.
Branchenspezifische Pflicht (Unabhängig von der Größe)
Bestimmte Sektoren, insbesondere der Finanzsektor, müssen zwingend ein System vorhalten. Dies betrifft:
- Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute
- Wertpapierdienstleistungsunternehmen
- Versicherungsunternehmen
- Kapitalverwaltungsgesellschaften
- Börsenträger
Öffentlicher Sektor und Kommunen
Die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle erstreckt sich auf staatliche und kommunale Strukturen:
1. Öffentliche Beschäftigungsgeber: Bundes- und Landesbehörden sowie Kommunen (üblicherweise ab 10.000 Einwohnern, abhängig vom jeweiligen Landesrecht).
2. Kommunale Unternehmen: Eigenbetriebe wie Stadtwerke oder Verkehrsbetriebe, sofern diese mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen.
Funktionsweise einer digitalen Hinweisgebersystem Software
Eine digitale Hinweisgebersoftware stellt eine Online-Meldeplattform bereit, über die Meldungen jederzeit eingereicht werden können.
Typischer Ablauf:
- strukturierte Erfassung der Meldung über einen Fragenkatalog
- Upload von Dokumenten, Bildern oder weiteren Nachweisen
- Wahl zwischen anonymer oder namentlicher Meldung
- geschützter Kommunikationskanal für Rückfragen – auch bei anonymer Meldung
So bleibt der Dialog möglich, ohne die Identität des Hinweisgebers offenzulegen.
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
Ein digitales Hinweisgebersystem bietet Unternehmen klare Mehrwerte:
- frühzeitige Erkennung von Risiken und Fehlverhalten
- rechtssichere Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen
- Schutz vor Imageschäden, Bußgeldern und Sanktionen
- Stärkung von Vertrauen und Transparenz im Unternehmen
- dokumentierte und nachvollziehbare Bearbeitung von Meldungen
Anforderungen an eine gute Hinweisgebersystem Software
Ein wirksames Hinweisgebersystem sollte folgende Kriterien erfüllen:
- Fokussierung: Gezielte Abfrage relevanter Informationen mittels eines strukturierten Fragebogens.
- Anonymität: Gewährleistung des Datenschutzes durch technische Sicherheitsmaßnahmen, wie beispielsweise 2-Faktor-Authentifizierung.
- Dialog: Sichere Kommunikation durch verschlüsselte Nachrichten und geschützte Postfächer.
- Dokumentation: Lückenlose und nachvollziehbare Erfassung aller Meldungen.
- Vertrauen: Strenge Berechtigungskonzepte und Zugriffsbeschränkungen, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten.
- Erreichbarkeit: 24/7 Zugang zur Meldeplattform, unabhängig vom Standort.
- Sprachenunabhängigkeit: Zugänglichkeit für internationale Hinweisgeber.
Darüber hinaus müssen auch die Informationen zum Hinweisgebersystem in klarer und leicht zugänglicher Weise erfolgen.
Umsetzung eines Hinweisgebersystems
Bei der Auswahl und Implementierung eines Hinweisgebersystems gibt es diverse Anbieter und Lösungen am Markt. Achten Sie besonders auf:
- Wahrung der Anonymität: Dies ist entscheidend für das Vertrauen der Hinweisgeber in das System.
- Kommunikation: Intern wie extern sollte über das Hinweisgebersystem und die damit verbundenen Prozesse aufgeklärt und sensibilisiert werden.
- Integration in das Compliance-Management: Das Hinweisgebersystem sollte nahtlos in die bestehenden Compliance-Strukturen Ihres Unternehmens eingegliedert werden.