Wer benötigt ein Hinweisgebersystem?
Kleine und große Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden sowie Gemeinden ab 10.000 Einwohnern müssen ab dem 17. Dezember 2021 eine sichere interne Meldestelle einrichten. Unabhängig von der Unternehmensgröße gelten solche Meldekanäle auch für Unternehmen bestimmter Branchen (z.B. Finanzdienstleistung). Die genauen Regelungen werden im Hinweisgeberschutzgesetz basierend auf der EU-Whistlerblower-Richtlinie festgehalten.
Funktionsweise eines digitalen Hinweisgebersystems
Ein digitales Hinweisgebersystem (Online-Meldeplattform) ermöglicht es dem Hinweisgeber zeitunabhängig eine Meldung abzugeben. Hinweisgeber erfassen Ihre Meldung anhand eines vorgegebenen Fragenkataloges. Zusätzliche, für den Hinweis relevante Informationen – wie Bilder, Dokumente etc. – können direkt mit hochgeladen werden. Dabei steht es dem Hinweisgeber frei, ob er persönlichen Daten von sich preisgeben, oder ob er anonym bleiben möchte. Im letzteren Fall, wird systemseitig ein „Fall“ angelegt, über dass der Fallbearbeiter mit dem Hinweisgeber weiterhin anonym kommunizieren kann.
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
Mit der Einführung eines Hinweisgebersystems schaffen Unternehmen die Basis für einen sicheren Weg, um Meldungen über Verstöße, Fehlverhalten oder potenzielle Risiken an einer zentralen Stelle abzugeben. Dies hilft Missstände oder regelwidriges Verhalten frühzeitig zu entdecken und aufzuklären, bevor großer Schaden entsteht.
Mit unserem digitalen Hinweisgebersystem whistlebox
- erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben und handeln proaktiv, um eine
- offene Unternehmenskultur zu leben,
- schützen Sie Ihr Unternehmen vor Imageschäden, Strafen und Sanktionen
- richten Sie ein Frühwarnsystem für Ihr Unternehmen ein.
Anforderungen an ein Hinweisgebersystem
Mittels eines Hinweisgebersystems kann ein Whistleblower (Hinweisgeber), Meldungen anonym und vertraulich abgeben.
Folgende Elemente sollten vom digitalen Hinweisgebersystem optimalerweise abgedeckt sein:
- Fokussierung (Eingrenzung der zu meldenden Themen anhand eines Fragebogens)
- Anonymität (technischer Schutz / 2-Faktor Authentifizierung)
- Dialog (sicheres Postfach / Verschlüsselung)
- Dokumentation (schriftliche Erfassung / Nachweispflicht)
- Vertrauen (Berechtigungskonzept / kein Zugriff Dritter, mit Ausnahme externer beauftragter Dienstleister)
- Erreichbarkeit (365x24x7; ortsunabhängig)
- Sprachenunabhängig
Darüber hinaus müssen auch die Informationen zum Hinweisgebersystem in klarer und leicht zugänglicher Weise erfolgen.
Umsetzung eines Hinweisgebersystems
Im Markt sind eine Reihe an Hinweisgebersystemen erhältlich. Auf folgende Punkte sollten Sie aus unserer Sicht im Rahmen der Einführung eines Hinweisgebersystems ein besonderes Augenmerk richten:
- Anonymität des Hinweisgebers ist zu wahren ➜ Schafft Vertrauen in die Prozesse
- Kommunikation (intern / extern) ➜ Sensibilisierung der Mitarbeiter über aktuelle Compliance-Themen und Etablierung eines Prozesses zum Umgang eingehender Meldungen/Rückmeldungen; Information auch an Geschäftspartner und Kunden
- Compliance-Management ➜ Integration des Hinweisgebersystems als Baustein in das bestehenden Compliance-Gerüst Ihres Unternehmens